Критерии выбора офиса
По каким критериям нужно выбирать офис для компании? Как рассчитать, какой нужен офис по площади, что нужно учесть, помимо числа сотрудников? Какая площадь должна приходиться на одного сотрудника?
Чтобы избежать сценария выбора «не укладываемся в сроки – выбираем из того что есть», планирование переезда стоит начать минимум за 6 месяцев или за год - в зависимости от размера команды.
Это поможет:
-
Проанализировать тренды и динамику арендных ставок;
-
Составить список освобождаемых вакансий, а не выбирать из того, что есть в моменте;
-
Рассчитать все возможные сценарии и принять окончательное решение о самой необходимости в переезде.
Составляя техническое задание, очень важно учесть не только прямые критерии выбора (площадь, ставка, локация), но и косвенные факторы:
-
среднесрочное планирование штата в соответствии с планируемым сроком аренды (в зависимости от масштаба бизнеса должен быть учтен период от 1 года до 5 лет);
-
необходимость присутствия людей в офисе и в каком режиме: постоянное присутствие, смешанный график, удаленная работа;
-
определить, какие задачи выполняет пространство нового офиса: какая планировка будет максимально отвечать задачам бизнеса, будут ли shared desks , переговорные, комнаты для тренингов, зона руководства, предполагается ли определенная специфика пространства (брендирование, лаундж зона и т.п.).
Мария Новикова, заместитель директора отдела офисных помещений CORE.XP:
Серьезная ошибка в планировании переезда – недостаточное внимание фактору времени в выборе офиса. Часто рассматривая новую аренду компания учитывает лишь окончание своего текущего договора, забывая о том, что между началом поиска и переездом может запросто поместиться до 6 месяцев расчетов, поиска и сравнения сценариев и предложений, ведения переговоров по выбранному объекту, ремонта/отделки, закупки мебели, самого переезда, настройки IT - систем в новом офисе. Такая ошибка часто приводит к форс-мажорам разного уровня и, как следствие, компании приходится отказываться от части выгод.
Ни один переезд не потерял 20% сотрудников, даже при переезде за МКАД. Поэтому вопрос локации скорее второстепенен и абсолютно субъективен. Традиционно отдается предпочтение офисам в максимальной близости к месту жительства руководителя. Если анализировать экономические выгоды, то внутреннее удобство дает больше лояльности, чем внешняя атрибутика. Если уехать далеко и дешевле, но увеличить, например денежную компенсацию сотрудников, то разница бюджета все равно будет положительной.
Также не все арендаторы учитывают важность психологической подготовки команды. Несмотря на то, что люди адаптируются к любым новым условиям, рекомендуется, в зависимости от размера бизнеса, дать возможность сотрудникам поучаствовать в процессе: создать рабочие группы (вне зависимости от должности сотрудника в компании) по формированию облика, дизайна, рабочего пространства.
Офисы с мебелью. Не всегда мебель – это добавочная стоимость и конкурентное преимущество офиса. Как правило, мебель остается за выездом предыдущего арендатора, следовательно, в разной степени износа. Также перегородки придется ставить новые, потому что демонтаж, перевозка и установка обойдутся дороже покупки новых. Если компания стабильная, планирует долгосрочную аренду, то офис с мебелью станет скорее поводом отказаться от предложения.
Офисы с мебелью предпочитают компании, которым требуется аренда на короткий срок или, которые в моменте существенно ограничены в бюджете.
С задачей офисов «под ключ» сегодня профессионально справляются операторы коворкингов и смарт-офисов, оснащая свои пространства дорогой дизайнерской мебелью при сохранении конкурентной стоимости аренды рабочего места.
Еще одна распространенная ошибка в планировании переезда – формирование бюджета без учета всех факторов. Уже на этапе коммерческих переговоров может оказаться, что итоговые расходы на новый офис существенно превышают запланированные.
Мы рекомендуем учитывать:
-
Работы по отделке, косметический ремонт. Базовая отделка эконом сегмента стоит в среднем 25000-30000 р. на 1 кв.м без мебели. Дизайнерские премиальные проекты – 100000 р. на 1 кв.м без мебели. СКС, телефония, серверные, оборудование и мебель не входят в стандартную отделку;
-
Необходимость в перепланировке. Арендаторы часто забывают или не знают, что возведение даже 1 кабинета с перегородкой от пола до потолка влечет за собой изменения в существующую инженерию, а это самая большая статья расходов в ремонте, потому что инженерия составляет до 40% от общего бюджета отделки и до 70% бюджета при перепланировке офиса с готовой отделкой и добавлении кабинетов. Часто построить с нуля дешевле, чем заехать в готовое, особенно для больших компаний от 300 человек. Лайфхак: выбирайте офисы с фальшполом, – это поможет сократить расходы при перепланировке;
-
Коэффициент потерь, который может составлять от 10 до 25% разницы между фактически используемыми квадратными метрами и арендуемой (оплачиваемой в договоре) площадью. То есть, начиная поиск из расчета квадратных метров (1 раб место к 10 ) арендатор или в конечном итоге увеличивает бюджет, или с чувством разочарования выбирает офис в более дешевом сегменте. С другой стороны, грамотно спроектированное пространство может сократить количество арендуемых квадратных метров;
-
Мебель. Не всегда имеющаяся у арендатора мебель может подойти к выбранному офису: а именно, отрицательно повлиять на рассадку и вместимость рабочих мест. Дополнительная закупка или полная смена стиля,- эти решения должны быть учтены на этапе формирования бюджета;
-
Соотношение планируемого бюджета с финансовой стратегией бизнеса на планируемый период аренды. Рынок знает случаи, когда новый офис становится главным обременением для бизнеса;
-
Стоимость аренды;
-
Депозит (часто в размере 1-3 месяца в зависимости от класса собственника и размера офиса);
-
Авансовый платеж (также в размере 1-3 месяца в зависимости от класса собственника и размера офиса;
-
Бюджет на оснащение жизнедеятельности офиса (канцелярия, кулеры, дезинфекция, маски, перчатки, средства защиты и т.п.);
-
Если переезд предполагает расширение, то запланировать расход на дополнительный административный и технический персонал.
Консалтинг и сопровождение
Найти варианты в Интернет и открытых базах не стоит ничего и даже не требует участия консультанта. Учесть все прямые и косвенные факторы, рассчитать и проанализировать все возможные сценарии, принять взвешенное тактическое решение, в том числе и отказ от переезда, то есть проработать задачу по выбору офисного сценария как часть бизнес-стратегии, – для этого требуется профессиональный консультант.
